Codentollakin käytössä olevan päätöksentekomallin kehitystiimiin kuuluvat James Priest ja Liliana David johdattivat muiden mukana neljä codentolaista syventymään Sosiokratia 3.0 -mallin käytännön harjoituksiin.

Codento ja Thrive-in Collaboration järjestivät huhtikuun alussa yhteistyössä Suomen ensimmäisen Sosiokratia 3.0 -kurssin Helsingin Allas Sea Poolilla. Itseohjautuvuudesta kiinnostuneita osallistujia Altaan kurssilla oli Suomen lisäksi muun muassa Hollannista ja Venäjältä.

Osassa organisaatioista itseohjautuvuutta vasta tunnusteltiin ja toisissa oltiin jo pitkällä viemässä päätöksentekoa organisaation jokaisen jäsenen käsiin. Kurssilla keskityttiin hyvin käytännönläheisesti S3-mallin peruspalikoihin, erilaisiin toimintamalleihin, suostumuspäätöksentekoon ja piirityöskentelyyn.

Kolmen päivän aikana opittiin yhteistoiminnan käytännöistä, suostumuspäätöksenteosta, taidokkaasta osallistumisesta ja konfliktien hallinnasta niin koko porukalla kuin pienryhmissäkin, simuloiden todellisia organisaation päätöksentekotilanteita. Vaikka kurssilla opiskeltiin perustason Sosiokratiaa, ja ohjelmassa oli tuttua asiaa itseohjautuvuudesta ja ketteristä menetelmistä paljon kokemusta omaaville codentolaisille, oli kurssi melkoisen intensiivinen kokemus.

Keskeisiä toimintamalleja käytiin läpi hyvin huolellisesti ja yksityiskohtia hioen, ja välillä pysähdyttiin pohtimaan päätöksenteon ja työtapojen haasteita ja osallistujien kysymyksiä. Valmennuksen zen-henkinen ote, joka pikemminkin haastoi osallistujat omaan ajatteluun ja pohdintaan kuin olisi tarjoillut valmiita ajatusmalleja, vaati jokaiselta ihan oikeaa ja todellista läsnäoloa joka hetki. Puhelinta tai somekanavia ei siis vilkuiltu yhtenäkään valmennuspäivänä!

 

 

Sosiokratiaa käytännön kautta

S3-käytäntöjä ja toimintamalleja opeteltiin kurssilla fiktiivisen työelämätapahtuman avulla. Tapahtuman driver eli sen tarkoitus tai haaste, mikä tapahtuman järjestämisellä ratkaistaisiin, oli jo valmiiksi annettu kurssilaisille. Tapahtuman kuvitteellisen tuotannon varjolla harjoiteltiin noin pariakymmentä S3:een kuuluvaa eri patternia eli toimintamallia. Yhteensä näitä malleja S3:ssa on yli 70 kappaletta, joten lähtötason kurssilla päästiin Sosiokratiassa vasta alkuun.

Ensin aloitettiin driver mappingista eli kartoitettiin, minkälaisten erilaisten drivereiden tarpeessa koko tapahtuman tuotanto oli. Toimintamallissa kerättiin porukalla siis ideoita siitä, mitä kaikkea tapahtuman toteuttamista varten tarvitaan.

Kun erilaiset tapahtuman järjestämiseen tarvittavat asiat oli löydetty, etsittiin sopivia kokonaisuuksia, joihin nämä driverit kuuluivat (esim. fyysisiin tiloihin liittyvät driverit, markkinointiin ja viestintään liittyvät driverit ja niin edelleen.)

 

 

Piirit työskentelevät domainien ympärillä

Piirityöskentelyä päästiin harjoittelemaan, kun kurssilaiset jakautuivat mielenkiinnon mukaan noin viiden hengen asiakokonaisuuksien domainalueiden piireiksi. Piirien sisällä harjoiteltiin lisää drivereiden tekoa, kuten domainin olemassaoloa määrittävää primary driveria ja tavallisia drivereita. Esimerkiksi fyysisten tilojen domainissa tavallisia drivereita olivat muun muassa sopivien tilojen etsiminen, osallistujien kuljettaminen tapahtumaan tai tapahtumatilojen sisustaminen.

Driverissa kuvataan nykytila ja mitä halutaan seuraavaksi. Ratkaisusta ei siis puhuta vielä tässä vaiheessa mitään, eli “Tällä hetkellä ei ole tiloja, missä tapahtuman voisi järjestää, joten tarvitaan sopiva tila”, mutta ei “Tällä hetkellä ei ole tiloja, missä tapahtuman voisi järjestää, joten vuokrataan sopiva tila taholta X”.

Välissä haluttiin myös parantaa domainalueiden piirien välistä kommunikaatiota ja päätettiin perustaa delegate circle (delegaattipiiri), johon valittiin jokaisesta domainista yksi edustaja. Edustajan valintaan käytettiin role selection- eli roolinvalinta-toimintamallia.

 

Drivereista ratkaisuehdotuksiin

Kun driverit oli saatu kasaan, ne priorisoitiin ja harjoiteltiin proposal formingia eli ratkaisuehdotuksen muodostamista, jossa tehtiin siis konkreettisia ratkaisuehdotuksia jollekin yksittäiselle driverille. Usein varsinaista ratkaisuehdotusta ei tehdä koko porukalla, vaan parin vapaaehtoisen tuunaajan toimesta. Fyysisten tilojen domainissa ratkaisuehdotuksena esimerkiksi osallistujien kuljettamiseen tapahtumaan oli tarjousten pyytäminen tietyiltä kuljetusfirmoilta ja niistä halvimman valitseminen.

Olennaista on kurssillakin painotettu asia, eli muistaa määrittää kuka on (tai ketkä ovat) vastuussa mistäkin asiasta, esimerkkitapauksessa tarjousten pyytämisestä ja halvimman valitsemisesta.

Myös ratkaisun onnistumisen arviointi on S3:ssa tärkeää, jotta tekemisestä opittaisiin jatkossa; tässä yksinkertaisessa tapauksessa evaluointikriteerinä voi olla esimerkiksi se, että halvin on valittu tiettyyn päivämäärään mennessä (eli ei jäädä vaikkapa odottelemaan tarjouksia liian pitkäksi aikaa). Jälleen on myös syytä muistaa määrittää ketkä ovat vastuussa evaluoinnin toteutumisesta.

 

Päätöksenteossa keskeistä on suostumus

Kun ratkaisuehdotus oli valmis, päästiin harjoittelemaan S3:n yhtä keskeisintä toimintamallia eli consent decision making (suostumuspäätöksenteko) -patternia, jonka tarkoituksena on etsiä mahdollisia vastalauseita sille, onko ratkaisuehdotus riittävän hyvä ja “vaaraton” eli good enough for now, safe enough to try.

Koska aikaa ratkaisuehdotusten tekemiseen oli rajallisesti, jokaisessa ryhmässä ratkaisuehdotukset olivat usein tavalla tai toisella heikkoja, jolloin mahdollisia vastalauseita myös löytyi paljon. Näin päästiin luontevasti harjoittelemaan myös resolve objections- eli vastalauseiden käsittelyn -toimintamallia, jonka tarkoituksena on lopulta parantaa ratkaisuehdotusta ja tehdä siitä mahdollisimman toimiva.

Kun vastalauseita ilmaantuu, validoidaan ensin, että kyseessä todella on vastalause, eikä esimerkiksi huoli. Validointi tehdään kysymällä muilta. Varmistamisen jälkeen ehdotusta muokataan joko vastalauseen esittäjän tai tuunaajien toimesta sellaiseksi, että vastalause on otettu huomioon. Mikäli ehdotus onnistutaan muokkaamaan samantien hyväksytysti, päästään heti äänestämään uudesta ehdotuksesta, mutta joskus muokkaus joudutaan tekemään erikseen ja päätöstä lykkäämään seuraavaan kokoukseen.

Keskeistä S3-päätöksenteossa onkin consent eli suostumus, joka on myös yksi mallin seitsemästä periaattesta. James ja Lili nostivatkin esiin sen, että consent poikkeaa konsensuksesta, sillä yhteneväiseen mielipiteeseen pyrkimisen sijaan erimielisyyksiä ja ristiriitoja jopa haetaan. Näin käsillä olevaa päätöstä tai kokonaista organisaatiota voidaan kehittää esille nousseita epäkohtia korjaamalla. Keskustelu ratkaisuehdotuksesta etenee argumentoiden, ja näin ehdotukseen liittyvät huonotkin puolet nousevat pöydälle, jolloin voidaan tehdä valistuneempia päätöksiä.

 

Seitsemällä periaatteella tuotetaan luottamusta

Yli 70:n toimintamallin patteriston kokoaminen ei ole Jamesin ja Lilin mukaan ollut helppoa, ja itse S3-malliakin parannetaan koko ajan. Joukosta löytyy myös paljon tuttuja asioita Leanistä ja muista ketteristä menetelmistä. Sosiokratia 3.0 -mallin ja patternien läpi leikkaa seitsemän periaatetta, joihin kuuluu suostumuksen lisäksi muun muassa jatkuva kehittäminen, vastuullisuus ja empiirisyys.

Vaikka luottamus on tärkeä osa S3-mallia, se ei kuitenkaan kuulu mallin seitsemään periaatteeseen. Kurssilla kysyttiinkin erikseen tästä, ja vastauksena James ja Lili totesivat, että luottamus itse asiassa kumpuaa kaikista muista periaatteista, joten niiden tarkoitus on nimenomaan tuottaa luottamusta.

Kun päätöksenteossa ja työtavoissa toteutetaan seitsemää periaatetta, luottamus lisääntyy organisaatiossa. Toisaalta toimintamallien ei ole tarkoitus olla itseisarvo; jos jokin toimintamalli ei tunnu toimivan tai istuvan oman organisaation arkeen, silloin siitä ei todennäköisesti ole hyötyä eikä se ratkaise mitään, ja Jamesin ja Lilin neuvo oli tällöin hylätä se yksin tein.

Läpinäkyvyys on yksi S3:n läpi kulkevasta seitsemästä periaatteesta ja hyvin tärkeä peruspalikka siinäkin mielessä, että jotta voidaan saada koko organisaation suostumus johonkin, päätöksentekoon osallistuvien on tiedettävä, mihin he ovat suostumassa. Ongelmia seuraakin, mikäli driverit ja proposalit ovat heikosti muotoiltuja – Codentollakin olemme saaneet kokea, kuinka paljon työtä hyvin muotoillun ehdotuksen tekeminen voi vaatia. Mikäli keskustelussa ilmenee, etteivät puoletkaan ihmisistä ymmärrä, mistä on kyse, joudutaan ehdotusta parantelemaan ja päätöstä lykkäämään.

 

Sosiokratia 3.0 -kurssilta saatiin myös todistukset.

Kurssilta saatiin myös todistukset.

 

 

Metaoivalluksia kurssilta

Suurin kurssilta mukaan saatu Sosiokratia-oivallus liittyi siihen, että Sosiokratia 3.0 ei ole mallina kokonainen viitekehys tai avaimet käteen -periaatteella toimiva hopealuoti organisaation muutoskyvykkyyden ja itseohjautuvuuden lisäämiseen. Itse asiassa S3-malliin kuuluvia patterneja eli toimintatapoja voidaan ottaa käyttöön sitä mukaa, kun ne istuvat organisaation toimintaan ja aidosti hyödyttävät ja tehostavat työtapoja ja prosesseja.

James totesikin heti kurssin alussa, että Sosiokratia 3.0 -mallissa ei ole kyse kokonaisratkaisusta, vaan kokoelmasta hyväksi havaittuja käytäntöjä, joiden avulla yhteistoiminta työyhteisössä on helpompaa ja sujuvampaa – shit that works.

Tarkoitus ei ole tehdä vallankumousta tai organisaation kokoista mullistusta vaan saada kollektiivinen älykkyys hyötykäyttöön organisaation jatkuvaan tehostamiseen ja parantamiseen. S3 voisi olla yhtä hyvin käytössä hierarkisessakin linjaorganisaatiossa, vaikkakin se toimii parhaiten silloin, kun organisaation jäsenet voivat aidosti ja tasavertaisesti osallistua päätöksentekoon.

Artikkelin kirjoitustyöhön osallistuivat S3-kurssille osallistuneet codentolaiset Markus Linnalampi, Tuomas Manninen, Evgenia Lyjina sekä Esko Niiranen.

Voit lukea codentolaisten aiempia S3-kurssikokemuksia täällä.

 

 

Välineitä itseohjautuvuuteen ja yhteiseen päätöksentekoon – Sosiokratia 3.0

Codento