Mikäli projektisi on suhteellisen yksinkertainen ja ensisijainen tarpeesi on ennustettavuus, valitse vesiputous. Digitaalinen muutos usein kuitenkin vie organisaation sen mukavuusalueen ulkopuolelle, jossa projekti voidaan nähdä järjestelmällisesti pitkälle tulevaisuuteen. 

 

Perinteinen on ennustettava….

 

Perinteinen vesiputousprojekti on parempi kuin ketterä projekti. Liiketoiminnan edustajana minua ei häiritä jatkuvilla kysymyksillä ja priorisointitoiveilla. Tiedän etukäteen mitä muutos maksaa ja milloin saan ratkaisun käyttööni. Jos haluan näkyvyyttä projektin etenemiseen, projektimanagerini kertoo mielellään paljonko rahaa on kulutettu ja ollaanko tunnistetut riskit saatu hallittua. Haluan perinteisen projektin ketterän säheltämisen ja suunnan hakemisen sijaan.

 

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-1

 

 

...paitsi silloin, kun se ei ole - silloin se on kallista.

 

Perinteisessä vesiputousmallissa asiakasta tai tilaajaa osallistetaan alussa vaatimusten ymmärtämiseksi ja lopussa hyväksynnän varmistamiseksi, muuten hän saa olla rauhassa.

 

Tämä asettaa toimittajalle suuren vastuun ymmärtää todella hyvin, mitä asiakas tarvitsee. Tähän on menetelmiä, joilla käyttäjän ympäristöä, tavoitteita ja työvälineitä voi paremmin ymmärtää. Voidaan rakentaa malleja, joilla voidaan ennustaa miten asiakkaan odotukset saattaisivat olla muuttumassa projektin keston aikana.

 

Kovin kauas tulevaan on vaikea kuitenkaan nähdä ja tässä on perinteisen projektin suurin kompastuskivi. Jos ympäristö on jatkuvassa muutoksessa, tai jos ei ole aivan kirkasta mitä ollaan tekemässä, älä lähde kokeilemaan perinteisellä projektilla. Se tulee kalliiksi. 




Miten valita toimiva projektimalli?

Haluat valita sellaisen työkalun tai menetelmän, joka sopii siihen kontekstiin, jossa olet. Kuinka paljon yleensä käytät siihen, että varmistat ymmärtäneesi kontekstin oikein?

 

kuva2-cynefin-blogi

 

Cynefin-malli (Dave Snowden) auttaa ymmärtämään millaisesta kontekstista on kulloinkin kyse ja valitsemaan kyseiseen kontekstiin sopivan tavan toimia. Malli jäsentää maailmaa syy-seuraussuhteiden selvyyden kautta. 

 

Jos syy-seuraus on ilmeinen, kyse on luultavasti yksinkertaisesta toimintaympäristöstä - best practice -lähestyminen toimii. Muissa konteksteissa ei sitten enää ole niin suoraviivaista. Complicated-ympäristössä saatat vielä vuosien kokemuksella ja analyysillä ymmärtää ennalta, miten toiminta tulee vaikuttamaan. Complex-ympäristössä voidaan kyllä jälkiviisaudella osoittaa syy-seuraus, mutta ennakoivasti tämä ei onnistu.

 

Malli on erityisen hyödyllinen ehkäisemään sitä vaaraa, että yhdessä kontekstissa toimivaa käytäntöä sovelletaan toisessa kontekstissa, jossa sen vaikutukset voivat olla katastrofaaliset. 

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-3

 

Jos perinteisellä projektimallilla yrittää tehdä komplekseja asioita, niin tekeminen tuo yllätyksiä, sillä suunnittelua ei voi tehdä kattavaksi. Myös monimutkaiselle alueelle tehtävät perinteiset projektit saattavat olla haastavia, koska suunnitteluun tarvittava ymmärrys tulee lähinnä hitaan analysoinnin kautta. Ennalta suunnittelu ei yksinkertaisesti toimi complex-ympäristössä. Voit vain kokeilemisen kautta ymmärtää miten järjestelmä toimii. 

 

Dave Snowden kertoo Cynefin-mallista

 

Arvoketjukartta

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-2

 

 

Arvoketjukartta on toinen malli, jonka kautta voi ymmärtää sitä, millaisessa toimintaympäristössä ollaan. Simon Wardley on ansiokkaasti kehittänyt ja tehnyt mallia tunnetuksi. Mallissa arvo asiakkaalle muodostuu ketjuissa, joissa vakiintuneiden palveluiden päälle rakennetaan yhä uusia lisäarvoa tuovia kerroksia, asiakkaan palvelemiseksi. Esim. Juhlinta- ja ilotulitusperinteen vuoksi ilotulitteita kannattaa tarjota asiakkaille. Markkina Suomessa on pieni ja keskittyy muutamaan päivään. 

 

Toimintaympäristö ei ole staattinen. Mikä eilen oli hyvä, voi tänään olla esimerkiksi luontoa liikaa kuormittava. Mallin vasemmassa reunassa operoidaan uuden luomisen kanssa. Esim. voitaisiinko tarjota ympäristöystävällisempi tapa luoda kaunista katseltavaa? Uutuudet nojaavat jo vakiintuneeseen mahdollistajakerrokseen. Ajan kanssa uutuudet kypsyvät ja niitä aletaa tarjoamaan mukautettuina palveluina. Lopulta useat samankaltaisen palvelut yhdistyvät muutamaksi kulutushyödykkeen omaiseksi alustaksi, jotka taas mahdollistavat uuden uutuuksien kerroksen kustannustehokkaan synnyn. Lue lisää arvoketjukartan käytöstä. 

 

Yleensä Cynefin-mallin yksinkertaiset ja tunnetut asiat löytyvät Wardley-kartan oikeasta reunasta. Se miten sähköä tuotetaan on tunnettua - tälle alueelle on turvallista tehdä perinteisellä mallilla ajettuja projekteja.

 

Simon Wardleyn blogi mm. arvoketjukartasta

 

Perinteisen projektin tuolla puolen

Jos huomaat, että toteuttamisen suunnittelu on vaikeaa, saattaa kyse olla siitä, että yrität suunnitella sellaiselle alueelle, jossa suunnittelu on aidosti vaikeaa tai jopa käytännössä mahdotonta. 

 

Silloin arvailua parempi polku on lähteä tekemään pienissä turvallisessa iteraatioissa ja oppimaan samalla. 

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-4

 

Ketterässä tekemisessä tarvitset asiakkaan lähellesi. Haluat luoda ketterälle tiimille mahdollisuuden saada tekemilleen “kokeiluille” pikaisen palautteen asiakkaalta. Kokeilu on tässä kontekstissa pala toiminnallisuutta, joka ketterän tiimin mielestä parhaiten vastaa asiakkaan tarvetta. Toki voidaan kokeilla ensin paperi-protoilla ja muilla kevyemmillä välineillä.

 

Ketterä tekeminen puree parhaiten Cynefin-mallin kompleksilla alueella. Kun et voi tietää, et voi suunnitella. Ennalta suunnittelun sijaan voit kokeilla ja katsoa millaisen vastaanoton saat. Kokeilun jälkeen voit ymmärtää miten syy-seuraussuhteet toimivat. Ja tehdä seuraavan kokeilun paremmin kohti tavoitetta.

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-7

 

Toisaalta, jos ketterällä tekee yksinkertaisen alueen asioita, niin suunnittelurutiinit saattavat olla ylimitoitettuja suhteessa tekemiseen. Esimerkiksi Scrumissa on rutiinit sprintin alun suunnitteluun, jotka hyvin yksinkertaisessa ympäristössä voivat ajan mittaan tulla suuremmiksi, kuin perinteinen, kertaluontoinen suunnittelu. Toisaalta jos ollaan tekemisissä hyvin tutun alueen kanssa, voidaan ajatella käytettäväksi Kanban-lähestymistä työn hallintaan.

 

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-6

Arvoketjukartan kautta katsottuna ketterä toimii alueella, jossa ollaan synnyttämässä uutta.

 

Sekä perinteinen, että ketterä kehittäminen varaavat ihmisten aikaa kehittämiseen. Mielellään kaiken heidän ajan. Tämä kaiken kaistan varaaminen on tärkeää, koska ajattelun siirtäminen kontekstista toiseen on kuluttavaa ja aikaa vievää. Haluat siis varmistaa, että kehittämiseen osallistuvat käyttävät suurimman osan ajastaan kehityshankkeeseen - vai haluatko sittenkään? Ovatko projektit vain tapa toipua kyvyttömyydestä tehdä oikeita asioita silloin, kun niitä olisi pitänyt tehdä. Kiritkö projekteilla kiinni sitä velkaa, joka on syntynyt sitten viime projektin? 

 

Projektien tuolla puolen

Länsimaissa on vallalla ajattelu jossa meillä on joku tapa, jolla päivittäinen työ hoidetaan. Tätä tapaa arvioidaan aika ajoin ja tunnistetaan kehitystarpeita. Joko joku järjestelmä on tullut elinkaarensa päähän tai sitten jostain syystä toiminnassa ilmenee ongelmia. 

 

Usein näitä kehitystarpeita kerätään ja siedetään kunnes uskotaan, että ollaan tilanteessa jossa ongelmien poistamisesta saatava hyöty oikeuttaa käyttämään sen energian ja ne resurssit, jotka poistamiseen tarvitaan. 

 

Tämän taitekohdan saavutettuaan organisaatio herää kehitystoimintaan ja rupeaa miettimään onko ketterä vai perinteinen parempi tapa hoitaa tarvittava kehitys tällä kertaa.

 

Toivottavasti yllä oli joitain työkaluja ja malleja tämän kysymyksen ratkaisemiseksi.

 

milloin-ketteraa-milloin-perinteista-8

 

Mikäli organisaatiolla on kirkas visio ja työntekijät ovat voimaantuneet tekemään itsenäisesti muutoksia, monta kehityskohtaa voidaan hoitaa ilman, että tarvitaan erillistä projektia asioita ratkomaan. Päivittäisjohtaminen, joka pitää sisällään jatkuvan kehittämisen mekanismin, voi olla toimiva ratkaisu, mikäli organisaatio on valmis tällaiseen itseohjautuvuuteen. 

 

 

Miika Kuha