Organisaatiomuutokset ovat arkipäivää, kun yritykset ja muut toimijat etsivät vastauksia nopeutuvan maailman haasteisiin kukin tahollaan.

 

Viime vuosina erityisessä suosiossa ovat olleet muutokset Leaniin, ketterään tai uusimpana itseohjautuvaan organisaatioon. Kaikille kolmelle on yhteistä se, että organisaation asiantuntijavoima pyritään saamaan tehokkaampaan käyttöön, ja näistä uusimmassa itseohjautuvuuden trendissä tämä on erityisen korostunutta.

Organisaatiomuutoksen toteuttaminen ei ole läpihuutojuttu. Joskus ne päätyvät lähinnä henkilöstön kahvipöytävitsien kohteiksi. Usein silloin on käynyt niin, että muutos on jäänyt paperille. Kaikki osaavat ulkoa hokemat joiden mukaan pitäisi ryhtyä toimimaan. Johtoa lukuun ottamatta ihmisillä on kuitenkin  sellainen olo, ettei kyseessä ole oikea muutos, jota tehtäisiin kaikki yhdessä.

Miten tämä riski sitten vältetään? Miten organisaatiomuutos on mahdollista toteuttaa niin, että se toteutuu aidosti jokapäiväisessä, elävässä elämässä ja jää pysyväksi osaksi organisaation kulttuuria?

 

 

1. Syö omaa koiranruokaasi

Ihmiset kuuntelevat tekoja, eivät sanoja. Kun pyrkimys uuteen toimintatapaan on julistettu, ihmiset asettuvat tarkkailemaan, miten johto ja muut muutosta puuhaavat itse käytännössä toimivat. Jos organisaatiomuutoksen tekijöiden omassa käytöksessä näkyy muutos, se toimii ihmisille signaalina siitä että nyt on tarkoitus uudistaa jotakin oikeasti.

Jos organisaatiomuutos suuntautuu esimerkiksi kohti itseohjautuvuutta, tehokkain viesti on se, että ylin johto luopuu asioiden linjaamisesta ja ohjailusta ja siirtyy mahdollistamaan henkilökunnasta nousevaa muutosta. Henkilöstö ei varmasti osaa ottaa tilaa haltuun yhdessä yössä, mutta mahdollisuus uudelle on täten olemassa ja uskottava mandaatti päätöksentekoon osallistumiselle syntynyt. Syntyy aidosti tilaa uudenlaiselle toimijuudelle. 

 

 

2. Etene pullonkaula kerrallaan

Organisaation muutos uuteen toimintatapaan ei tapahdu itsestään, vaan vaatii aktiivista esteiden poistamista. Vanha toimintatapa näkyy rutiineissa ja jokapäiväisissä toimintatavoissa, eikä uusi ole mahdollista ennen kuin organisaation selkärangassa olevia toimintamalleja muutetaan päättäväisesti yksi kerrallaan.

Jos organisaatiomuutoksella pyritään itseohjautuvuuteen, tehokkainta on, jos muutoksen esteitä tunnistetaan yhdessä. Näin voidaan tehdä esimerkiksi säännöllisissä jatkuvan kehityksen työpajoissa. Johdolla on paljon tietoa organisaatiosta, mutta läheltä päivittäisiä ongelmia löytyy yllättävää viisautta.

Tyypillisesti ensimmäiset ratkaistavat pullonkaulat löytyvät näiden asioiden joukosta:

  • Läpinäkyvyys. Jotta yhteinen päätöksenteko olisi mahdollista, kaikilla on oltava pääsy oleellisimpaan organisaation toimintaa kuvaavaan tietoon.
  • Tavoitteet ja mittaaminen. Itseohjautuvuus ei voi toimia, ellei kaikilla ole tiedossa suunta, johon ollaan pyrkimässä. Lisäksi on oltava mittareita, joilla jokainen voi havaita onko oma ympäristö kehittymässä tavoitteiden suuntaan. Näiden mittatikkujen avulla asiantuntijoilla on mahdollisuus käyttää harkintakykyä sen suhteen, mikä on tehokkain tapa tavoitteisiin pääsemiseksi.
  • Itseohjautuvat tiimit. Muutoksessa itseohjautuvuuteen päätöksenteko voi olla ihmisille yllättävänkin uutta, minkä takia se vaatii harjoitusta. Luontevin ympäristö harjoitteluun on oma tiimi, ja käytännössä on usein tarpeen liian tarkkojen tehtävänjakojen ja tarkistusmekanismien poistaminen ja oman ajattelun rohkaiseminen niiden sijaan.
  • Kontrollien purkaminen. Monesti päätöksentekoon on kertynyt kontrolleja ja sääntöjä, joiden tarkoituksena on ollut väärinkäytösten estäminen. Jotta itseohjautuvuus toimisi, uudeksi lähtökohdaksi on otettava luottamus kaikkiin organisaation ihmisiin. Kontrollien purkaminen on tehokas keino luottamuksen viestimiseen. Itseohjautuvassa toimintatavoissa mahdollisiin väärinkäytöksiä ei ehkäistä asettamalla sääntöjä kaikille vaan puuttumalla mahdollisiin rikkomuksiin henkilökohtaisesti yksi kerrallaan.
  • Yhteinen päätöksenteko. Kun itseohjautuvuus on saatu toimimaan tiimitasolla, seuraavana askeleena on usein organisaatiotason päätösten tekeminen yhdessä. Tässäkin kannattaa edetä tyvestä puuhun: usein ihmisille on luontevampaa harjoitella ensin konkreettisia, omaan työympäristöön liittyviä päätöksiä ja sitten vasta liittyä osaksi strategiakeskustelua. Ja jotta ihmiset uskaltaisivat puhua, johdon on hyvä olla aluksi hiljaa.
  • Hierarkioiden ja etuoikeuksien purkaminen. Henkilöstö ei voi ottaa valtaa käsiinsä, ellei valtaa ensin vapauteta. Tätä varten on purettava vanhoja hierarkioita ja muodostettava uusia tapoja toimia. Myös vanhoihin etuoikeuksiin on syytä kiinnittää huomiota - ne viestivät vanhojen valtarakenteiden olemassaoloa.

 

3. Vie tukea sinne missä on energiaa

Organisaatiomuutos on päivittäin uudistuva systeemi. Jos muutos kohti itseohjautuvuutta etenee aidosti, ihmiset ja organisaation sisäiset yhteisöt oppivat joka päivä lisää uudesta toimintatavasta ja muodostavat uusia kytköksiä ja rakenteita edetessään päivittäisten haasteiden ratkaisemisessa. Siksi se mikä oli ongelma viime viikolla, saattaa olla tällä viikolla jo ratkennut ja esiin on luultavasti jo nousemassa jotain aivan uutta.

Parasta mitä muutosjohtaja voi etenemisen tukemiseksi tehdä on tarkkailla, missä milloinkin tuntuisi olevan eniten positiivista muutosenergiaa ja kohdistaa sinne tukea - resursseja, valmennusta, yhteisön tietoisuutta. Samaan aikaan on hyvä tarkkailla, mistä mahdolliset seuraavat muutoksen pullonkaulat voisivat löytyä, ja ratkoa niitä jo ennalta muutoksen etenemisen tieltä.

 

 

4. Käännä johtajuus uuteen asentoon

Vaikka organisaatiomuutoksessa etsittäisiin itseohjautuvuutta, johtajuus ei siis organisaatiomuutoksen aikana katoa. Muutoksen alussa ja aikana sitä tarvitaan jopa enemmän kuin aiemmin: päivittäisten asioiden on pyörittävä, ja samalla ihmisten pitää pystyä löytämään kaistaa uusien toimintatapojen ja roolien opetteluun.

Organisaatiomuutoksen onnistumisessa avainrooli on johtamisella, joka ei ole luonteeltaan norsunluutornista huutelemista vaan rattaiden rasvaamista. 

Mitä organisaation ihmiset tänään tarvitsevat päästäkseen eteenpäin siinä mitä yhdessä yritetään? Miten sen voisi heille tarjota? 

Työvälineitä itseohjautuvuuden käytännön ratkaisuiksi on onneksi olemassa paljon. Se mikä erottaa onnistuneet organisaatimuutokset niistä jotka jäivät paperille on halu edistää aitoa arkipäivän muutosta.

 

Välineitä itseohjautuvuuteen ja yhteiseen päätöksentekoon – Sosiokratia 3.0

 

Karoliina Luoto

Karoliina Luoto